（一）迎送身份高的客人，事先在机场（车站、码头）组织贵宾歇息室，预备饮料。
（二）组织轿车，预订住宅。如有条件，在客人抵达之前将住宅和搭车号码告诉客人。假如做不到，可印好住宅、搭车表，或打好卡片，在客人刚抵达时，及时发到每个人手中，或经过对方的联络秘书传达。这既可防止紊乱，又可以使客人心中有数，自动合作。
（三）指使专人帮忙处理入境手续及机票（车、船票）和行李提取或邮寄手续等事宜。重要代表团，人数很多，行李也多，应将首要客人的行李先取出（最好请对方派人合作），及时送往住地，以便更衣。
（四）客人抵达住处后，一般别马上组织活动，应稍作歇息，最少给对方留下更衣的时刻。