对于如何更进一步地做好外事活动中的车辆安排，第一步是要从理论高度来看待“为什么交通安排很重要”这个问题。
首先，交通工具需无缝链接。交通最重要的概念是链接、连通，即英文当中的“Connectivity”。如果从这个概念来看待外事接待当中车辆安排的意义，我们就可以搞清楚车辆安排工作中的重点在哪里。这个重点就是接机、送机和在各种活动之间转场的车辆安排一定要尽可能做到无缝链接，防止“人等车”的现象。要做到这一点，对车辆和司机的管理，特别是与司机的及时通信就显得很重要。
在一次外事接待工作中，接机司机把车停在一个大柱子旁边，没想到的是，这一个地区居然没有手机信号。当外办领导把代表团引领到原本说好的位置等司机把车开过来时，反复拨打司机手机，却怎么也联系不上他，导致代表团在寒风中足足等了近半个小时。
由于代表团来自赤道地区，多数外宾特别是女宾着装都比较薄，而当时正值北京寒冬，这近半个小时的等候导致代表团成员多人感冒发烧。后面的行程也因此发生了很大的变化，造成了比较负面的影响，也影响了此次外事活动的效果。
其次，交通也是一种交流。车辆不单单是一种运输工具，它还承载着很多交流的信号和讯息。比如安排的车辆是商务型（公务车）还是家用型，车内的气味是否清新，安排什么品牌的车辆，司机的服务态度、个人仪表情况，随车是不是配备有矿泉水等，都体现着组织方多方面的考量。当然，这也是组织方安排水平和能力的体现。
就目前而言，大多数国家的公务车一般都使用三箱四门的轿车，车身颜色一般都为黑色，内饰基本维持原车配置，不额外增加装饰。
车内应配置一些比较好的矿泉水、面巾纸和手机充电器。车内的空气要清新淡雅，温度适中。司机要着装整齐，仪表良好，没有口气、体味等，同时服务态度要好，回答问题尽可能精炼干脆，驾驶平稳。除非必要，在开车过程中，不接打电话等。一般来说，对于重要的外宾，应该尽可能使用高档一些的公务车接送，这样不仅舒适一些，更重要的是安全。
再次，安全性因素需重点考虑。不但车况很重要，司机的经验、资质、身体健康情况等都必须是考虑的因素。另外，对于车辆、乘客是否投保，这些保险、资质等是否在有效期之内，行车路线和路况等，都需要给予全面的考量。
最后，车内位次排序需了解地清清楚楚。就最常见的两排座小轿车来说，在有专职司机的情况下，最尊贵的位置是后排靠右的位子。其次是后排靠左的位子，再次是副驾驶座的位子。一般来说，副驾驶的位子是留给助理、秘书或者翻译的。
需要说明的是，如果是主人驾车，那么最好的位次是副驾座的位次，其次是后排靠右的位置，再次是后排靠左的位置。
以商务车为例，如果有4~6人乘车，那么7人座的商务车较为适宜。这种车型如何安排位次呢？如果有专职司机，那么车内的最佳位子是第二排，其次是第三排，第一排副驾座的位子一般是给助理、翻译或者保镖的。如此排序的理由除了舒适度外，还有时间上的考量。
乘车人数较多时，不能让位尊者等候位微者，正确的做法是位微者全部上齐之后，位尊者上车即可开车。如果主人方没有人为1号位关门，那么就应由坐在6号的人为1号关门。
需要补充的是，一排中尊位没有十分严格的限定，司机后面的位置也能成为尊位。比如车内只有一主一客两个人，如果主方人士身份、级别较客人低许多，那么主方人士应该坐在副驾驶的位置上。如果主方人士与客人身份、级别相当或者相差不大，二人可同坐于车内第二排。
考虑到要为客人开门与关门，把司机后面的位置当成尊位，主方人士坐在副驾坐后面的位置，也是较为妥当的安排。总之，第二排优于第三排，第二排哪一个是尊位需要仔细考虑安全因素、时间因素、开关门因素等，要视详细情况判定。
以面包车为例，如果是四排九座、五排十一座甚至排数更多的面包车，在有专职司机的情况下，同样遵循第二排为尊的原则。需要说明的是，如果驾车人是主人，那么尊位就会变成副驾驶。
以大客车为例，如果是多排多座的大客车，总体原则是除司机那一排外，“越前越尊”。至于一排中哪一个位置最尊，可以遵循“靠窗为尊”、“以右为尊”、“以中为尊”的原则，还可以遵循离走廊近的“便利为尊”。在此不再细分，还可依据位尊者个人偏好决定。
总之，对车辆安排这一环节，需要仔细考虑它的连接性、安全性、信息性与礼仪性。车辆安排是否妥帖，在某些特定的程度上反映了主办方的组织能力、管理能力，以及对外事活动的态度等。因此，对这一环节要高度重视。
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